Fast Close

La Directive Solvabilité 2 entraîne le traitement d’un volume de données important et impose un calendrier de remise de plus en plus stricte aux organismes d’assurance. À partir de la clôture de 2019, les organismes d’assurance devront remettre les états réglementaires début avril. L’accélération des délais de remises et la complexité des calculs nécessitent de raccourcir les délais de clôture (fast close) afin de débuter les travaux liés à Solvabilité 2 plus tôt.

Pour cela, la mise en place d’un processus de Fast Close permettrait de répondre aux contraintes réglementaires ainsi que de sécuriser et revoir les méthodes de clôture comptable.

Dans ce contexte, Actuelia propose aux organismes un accompagnement dans la réalisation du processus de Fast Close. Celui-ci se décompose en 5 étapes :

Afin de mettre en œuvre un processus de Fast Close cohérent avec l’organisme, une étape de cadrage du projet est primordiale. Elle consiste à définir un objectif réalisable, un périmètre d’intervention, les acteurs clés de ce processus et à formaliser un planning de travail précis.

À partir de ce cadrage, il est nécessaire de « diagnostiquer » l’existant afin de proposer des nouveaux processus adaptés. L’étape du diagnostic consiste à réaliser :

  • Des entretiens avec les acteurs clés (réalisation de fiche de poste),
  • Des grilles d’appréciations des différents domaines ayant un impact sur la clôture des comptes,
  • Un journal des problèmes et anomalies détectés lors des clôtures passées.

À l’aide de ce diagnostic, une proposition de nouveaux processus et de scénarii d’accélération des tâches est réalisée. Les nouvelles propositions peuvent reposer sur des modifications du système (standardisation des outils, automatisation d’écritures), du référentiel (harmonisation des plans comptables, développement de convention de clôture)…

Lorsque les nouveaux processus sont réalisés, il faut les mettre en place au sein de l’organisme. Il est important lors de cette étape de réaliser des réunions récurrentes afin de veiller à la bonne compréhension et mise en place du processus. Par ailleurs, des formations des différents acteurs clés de la clôture des comptes peuvent être nécessaires.

 

Lors de la mise en place des nouveaux processus, les écarts entre les objectifs cibles et les résultats constatés doivent être analysés afin de faire évoluer le processus. Il est nécessaire d’identifier les solutions pour prévenir ou contourner les dysfonctionnements.

Actuelia dispose de compétences reconnues dans l’accompagnement des organismes pour mettre en place des processus de Fast Close de même que de challenger les processus déjà déployés par les organismes.

Diagnostic flash        
Le cabinet Actuelia vous propose de réaliser une revue « flash » en 5 jours de vos procédures comptables afin de réaliser un cadrage, un diagnostic général de votre processus de clôture comptable et une proposition de plan d’action à mettre en œuvre.

Cette revue sera basée sur une analyse des procédures écrites, des plannings et d’un entretien général.

 

 

Les 2 minutes


Notre plaquette


Nous contacter

ACTUELIA

12, Avenue de la grande armée

75017 Paris

01 85 08 08 43