Politiques écrites, un des enjeux majeurs du système de gouvernance

Le deuxième pilier de Solvabilité 2 impose aux organismes d’assurances et de réassurances la rédaction de politiques écrites à minima dans les domaines suivants :

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• La gestion des risques,

• L’externalisation,

• La rémunération,

• le contrôle interne,

• La compétence et l’honorabilité,

• La valorisation Actif-Passif,

• Les prêts hypothécaires,

• L’audit interne,

• La qualité des données,

• La conformité,

• L’ORSA,

• Le contrôle interne,

• Le Plan de Continuité d’Activité,

• L’information au superviseur,

• L’information au public,

• Ou la politique de gestion des conflits d'intérêt (nouvellement demandée par l'ACPR dans le cas de cumul de fonctions clés)

Les politiques écrites visent à garantir à l’entreprise une gestion saine, prudente et efficace de son activité. En effet, une politique écrite est un document qui permet de décrire un processus. Ce processus peut être défini comme un ensemble d’étapes qui permettent de conduire des parties à une prise de décision commune et la plus satisfaisante possible compte tenu de leur situation.

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Ainsi, ces politiques, validées annuellement par le Conseil d’Administration, permettent de décrire plus précisément les rôles et responsabilité des acteurs dans l’organisme. Une répartition des tâches est alors mise en place entre Conseil d’Administration, Directeur Général et les équipes opérationnelles. Dans certains cas, la politique permet de renforcer la responsabilité des membres du Conseil d’Administration ou au contraire, lui permet de déléguer davantage de sujets.

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Les politiques doivent être adaptées et mises à jour chaque année compte tenu de la stratégie globale de l’entreprise.

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Il ne s’agit pas de modifier l’organisation actuelle de l’entreprise, mais de formaliser par écrit des procédures souvent déjà existantes.

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La démarche consiste à formaliser un cadre de prise de décision et de prise de responsabilité. C’est à l’aide d’interviews réalisées auprès des organes de directions qu’il est le plus facile de commencer à rédiger les procédures qui existent déjà afin de conserver une certaine forme de fluidité des pratiques utilisées.

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Actuelia propose donc une approche simple et pragmatique qui permet aux organismes de ne pas être sur-contraints par la rédaction de procédures additionnelles. Dans ce cadre, les consultants d’Actuelia sont prêts à vous accompagner dans la rédaction ou la revue de ces politiques écrites afin de répondre aux exigences de la nouvelle Directive Solvabilité 2.